Datenschutzerklärung

1. Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Website und den geschützten Arbeitsbereich von Swiss-Büro. Massgebend ist insbesondere das Schweizer Datenschutzrecht. Soweit es im Einzelfall anwendbar ist, werden zusätzlich die Anforderungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung berücksichtigt.

2. Welche Daten bearbeitet werden

• Konto- und Profildaten: Angaben aus der Anmeldung sowie ausgewählte Sprache, Kanton und Einstellungen.
• Dokumentdaten: hochgeladene Briefe, Fotos, Steuerunterlagen und darin enthaltene Angaben wie Namen, Adressen, Beträge, Fristen, Familien- und Finanzdaten.
• Nutzungsdaten: aufgerufene Funktionen, technische Fehler, Zeitpunkt, Browser- und Geräteinformationen sowie für Sicherheit erforderliche Protokolldaten.
• Lokale Daten: Dossiers und Einstellungen, die der aktuelle Prototyp im Browser des verwendeten Geräts speichert.

3. Zwecke der Bearbeitung

Die Daten werden verwendet, um Dokumente zu ordnen und zu erklären, Fristen und Beträge zu erkennen, Antwortentwürfe zu erstellen, Steuerunterlagen zu vergleichen, Exporte bereitzustellen, Konten zu schützen, Fehler zu beheben und gesetzliche Pflichten zu erfüllen.

4. So arbeitet der aktuelle Prototyp

Kontoprofil, Sprache, Kanton, Gemeinde, Familienstand und Steuerjahr werden geschützt in der Anwendungsdatenbank gespeichert und über die persönliche Benutzerkennung getrennt. Originaldokumente werden derzeit nicht als dauerhaftes serverseitiges Archiv gespeichert. Dateien bleiben während der Nutzung im Browser und werden erst nach einer ausdrücklichen Analyseaktion übertragen. Gespeicherte Dossierangaben liegen aktuell lokal auf dem Gerät. Das Löschen der Browserdaten kann diese Angaben entfernen.

Die KI-Funktionen werden erst nach technischer Aktivierung vollständig verfügbar. Sobald sie aktiv sind, werden die vom Nutzer zur Analyse ausgewählten Inhalte an den eingesetzten KI-Dienst übermittelt. Swiss-Büro versendet keine Briefe, Einsprachen oder Steuererklärungen automatisch.

5. Dienste und Empfänger

Für Anmeldung, Hosting und – nach Aktivierung – KI-Analyse können Dienste von OpenAI eingesetzt werden. Technische Anbieter bearbeiten Daten nur soweit dies für ihre jeweilige Leistung notwendig ist. Behörden, Berater oder andere Dritte erhalten Dokumente nicht automatisch.

6. Bearbeitung im Ausland

Technische Dienstleister können Daten auch ausserhalb der Schweiz bearbeiten. In solchen Fällen werden die gesetzlich vorgesehenen Schutzmechanismen eingesetzt, soweit kein als angemessen anerkannter Datenschutz besteht.

7. Aufbewahrung und Löschung

Personendaten werden nur so lange aufbewahrt, wie dies für den jeweiligen Zweck, die Sicherheit oder gesetzliche Pflichten erforderlich ist. Für ein späteres Cloud-Archiv werden vor dessen Einführung klare Löschfristen, eine Löschfunktion und ein Export vorgesehen. Lokal gespeicherte Prototyp-Daten kann der Nutzer durch Löschen der Browserdaten entfernen.

8. Sicherheit

Swiss-Büro setzt angemessene technische und organisatorische Massnahmen ein. Dennoch kann keine Datenübertragung oder Speicherung vollständig risikofrei garantiert werden. Besonders sensible Unterlagen sollten nur hochgeladen werden, wenn sie für die gewählte Analyse erforderlich sind.

9. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen können im gesetzlichen Rahmen insbesondere Auskunft, Berichtigung, Herausgabe oder Löschung ihrer Personendaten verlangen und einer Bearbeitung widersprechen. Zudem kann eine Beschwerde beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) eingereicht werden.

10. Automatisierte Entscheidungen

Swiss-Büro trifft keine verbindlichen steuerlichen oder rechtlichen Entscheidungen. KI-Ergebnisse sind Hinweise und Entwürfe. Nutzer prüfen Fristen, Beträge und Texte selbst und entscheiden über jede weitere Handlung.

11. Änderungen

Diese Erklärung kann angepasst werden, wenn Funktionen, Anbieter oder gesetzliche Anforderungen geändert werden. Es gilt die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.